Tout ce qui n’est pas planifié… va finir en week-end gâché !

Etes-vous dans cette situation ? Avez-vous des tâches de « back office » à réaliser ? Par exemple la conception d’une proposition commerciale, la rédaction d’un rapport pour un client… Face à de telles tâches, vous pouvez être tentés de ne pas les planifier, autrement dit de ne pas allouer de temps pour leur réalisation. La raison généralement invoquée : laisser ainsi tout le temps disponible pour les clients, les rendez-vous, les réunions avec les collaborateurs… Le résultat : faute de temps réservé pour sa réalisation, la tâche en question n’est pas menée à bien et lorsqu’arrive son échéance, il ne vous reste plus d’autre solution que de bosser un soir jusqu’à minuit ou encore de sacrifier tout ou partie de votre dimanche…
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Vous souriez ? Vous grincez des dents ? Cette description ressemble à des moments que vous avez déjà vécus ?

Faites simple ! Il se peut que, finalement, cette façon de faire vous convienne. Elle correspond à votre mode de fonctionnement, vous avez besoin de l’adrénaline de la dernière minute pour vous mettre en mouvement et vous aimez bien cette forme de stress. Dans ce cas, ne changez rien ! En revanche, si vous souffrez de cette situation, voici quelques suggestions concrètes :

Dès lors qu’une nouvelle tâche se présente à vous, prenez le temps de l’analyser :

• Vous aide-t-elle à atteindre un de vos objectifs prioritaires de l’année ?
• Vous permet-elle de développer votre chiffre d’affaires ? Votre marge ? 
• Vous conduit-elle à mieux servir un ou des clients ?
• Contribue-t-elle à accroître l’efficacité ou l’engagement de votre équipe ?
• Correspond-elle tout bêtement à une obligation légale ou administrative ?

Si vous répondez par la négative à toutes ces questions, vous pouvez peut-être décider de ne pas réaliser cette tâche ! En revanche, si vous répondez par l’affirmative, posez-vous les questions suivantes :

• Suis-je la personne la mieux placée, la plus compétente, la plus motivée pour réaliser cette tâche ?
• Qui pourrait la réaliser au moins aussi bien que moi ? Qui serait plus efficace ?
• Dans l’entreprise ? A l’extérieur ?

Si vous décidez de réaliser vous-même cette tâche, il convient maintenant :

1. D’estimer le temps dont vous avez besoin pour la mener à bien. Facile si vous avez déjà réalisé des tâches analogues. Si c’est une première, faites simple : estimez la durée… et multipliez votre estimation par deux !
2. Et de bloquer dans votre agenda, sous la forme d’un rendez-vous, le temps que vous avez prévu pour la réalisation de cette tâche. Evidemment, le jour venu, prenez soin de respecter ce rendez-vous que vous avez pris avec vous-même…

Allez ! Vous testez cette façon de faire et vous me faites part de votre retour d’expérience ?