Les notes et comptes-rendus de réunions

Les notes et comptes-rendus de réunions… Voilà un sujet qui doit animer les organisations depuis un grand nombre d’années !

Très souvent, le compte-rendu de réunion fait tout autant souffrir celle ou celui qui doit le rédiger qu’il n’intéresse pas ou peu ceux qui sont censés le lire… La réplique cinglante « c’est dans mon compte-rendu, tu n’avais qu’à le lire » est d’ailleurs célèbre.

Pour répondre à tout ou partie de ces problèmes, des outils de prise de notes et de synthèses de réunion basés sur l’IA se sont développés ces dernières années. Et je viens d’en tester un pendant un mois. Spontanément, j’ai trouvé le résultat bluffant ! Tout est – presque – parfaitement résumé, les décisions sont mises en exergue. Oui, sans aucun conteste, le résultat est spectaculaire. Et je partage tout de suite deux bonnes pratiques avec ces assistants IA de notes et comptes-rendus :

• Validez systématiquement l’accord de vos interlocuteurs. Ces outils peuvent en effet être perçus comme intrusifs et agacer certaines personnes.
• En dépit de la tentation d’envoyer immédiatement votre compte-rendu, prenez le soin de le relire et de le corriger. Il comporte forcément des erreurs.

Mais, au bout de quelques semaines de test de cet outil, le bénéfice tangible est loin d’être évident. Comme moi, mes clients ont été bluffés, mais ces comptes-rendus ne leur ont été que d’une faible utilité.

Finalement, quel est le but de n’importe quelle séance de travail ? Peu d’organisations vont vous répondre « disposer de jolis comptes-rendus » ! Dans l’immense majorité des cas, une session de travail a pour objectifs de :

• Provoquer un changement 
• Faire avancer un projet
• Initier des progrès, faire monter en compétences

Dans ces conditions, n’a-t-on pas intérêt à recourir plutôt à l’IH ? (intelligence humaine !)

• La meilleure des synthèses n’est-elle pas celle qui s’appuie sur le très simple mais très efficace protocole des 3Q ? Quoi avons-nous décidé ? Qui est en charge ? Pour Quand ?
• Si vous voulez que les participants s’approprient vraiment ce qui a été traité durant la session de travail, ne vaut-il mieux pas inciter chacun à prendre des notes ?
• Le rôle d’animateur de la réunion ne consiste-t-il pas à inciter à l’action et à la prise de décision ?