A quoi sert Evernote ?

Nous sommes nombreux à travailler avec un énorme cahier à spirales aux pages écornées, contenant toutes nos notes, truffé de post-it de toutes les couleurs. Et pourtant… Les logiciels de prise de notes comme OneNote (que j’utilise depuis plusieurs années) ou Evernote permettent de remplacer avantageusement le cahier à spirales.

Pour vous permettre de mieux découvrir ces outils, j’ai invité Lilan Dauzat à parler d’Evernote. Lilian est le co-auteur, avec Bruno Chanel et Damien Fournier, du livre A quoi sert Evernote, le guide d’Ervenote en français. Tous trois sont ambassadeurs Evernote.

Comment présenter Evernote en quelques mots ?

Question très simple et difficile à la fois : Evernote est un outil de prise de note, disponible à la fois en ligne et hors ligne sur l’ensemble des téléphones, tablettes et ordinateur. Evernote permet ainsi de se souvenir de tout, de tout retrouver, partout, et tout le temps.

Dis comme cela, on ne perçoit pas forcément la puissance de l’outil.
Une note peut contenir tout type d’informations : texte, fichier, piste audio, photo, etc. Ces notes peuvent être classées dans des carnets et on peut y ajouter des étiquettes.

Une des grandes forces d’Evernote est la capacité donnée à l’utilisateur de créer des notes en dehors de l’outil : depuis sa boite mail, son navigateur, son smartphone,… Ainsi il est très facile de tout capturer : prendre en photo un gribouillage sur une nappe, sauvegarder un mail important, stocker une réservation d’hôtel, enregistrer les premier mots de son enfants.

Evernote bénéficie également d’une excellente fonction de recherche de l’information grâce à l’indexation de  l’ensemble des informations stockées dans les notes, y compris le texte contenu dans des photos ou des fichiers. Cette puissance de recherche est essentielle et permet de retrouver très rapidement l’information exacte dont on a besoin.

Je pense qu’Evernote apporte un véritable révolution dans la manière dont nous voyons nos données en cassant le modèle traditionnel de hiérarchisation de l’information dont nous avons l’habitude (type arborescence de fichiers).

Un exemple simple mais très parlant : Lorsqu’une entreprise émet une facture, ce document trouve tout autant sa place dans le dossier du client que dans le dossier « comptabilité »… Pourquoi faudrait-il choisir ? La facture mise dans une note pourra recevoir à la fois l’étiquette « comptabilité » et « client xx » et conserver ainsi toute l’information utile.

Enfin, je vois aussi Evernote comme un élément essentiel de sécurité. Toutes les notes étant à la fois sur mon disque dur et dans le cloud Evernote, je sais que je peux changer de matériel très facilement. Il y a 3 ans, mon ordinateur a cessé de fonctionner du jour au lendemain. Deux heures seulement après avoir sorti de son emballage la nouvelle machine, j’avais repris le cours normal de ma journée de travail.

A quoi ça peut servir Evernote, pour un entrepreneur ?

Evernote est avant tout un outil qui va rendre l’entrepreneur plus efficace et plus organisé. L’entrepreneur manque constamment de temps, et croule sous la quantité et la diversité des sujets.

J’aime voir Evernote comme une boite à outils qui permet à chacun de développer ses propres usages, cependant on peut citer quelques exemples assez universels :

GTD (Getting Things Done) / Gestion de projet :

Un des facteurs principaux d’inefficacité est notre utilisation de l’email :  L’email est un outil de communication, pas un outil de gestion de projet. Le fait d’avoir en permanence sa boite ouverte créé des défocalisation à chaque notification d’email entrant.

En mettant en place une stratégie GTD comme nous l’expliquons dans le livre, on rend à l’email sa véritable fonction et on peut alors se concentrer sur le travail « vraiment » important.

Zéro Papier

Evernote est une excellente opportunité de passer au zéro papier grâce à l’indexation des images et PDF des documents stockés dans l’outil.

Tout document trouve sa  place dans Evernote : ticket de caisse qui fait office de garantie, facture client/fournisseur, contrat, documentation, process, …

Boite à idées

L’entrepreneur a la tête plein de nouvelles idées. Seulement voila, un idée survient souvent quand on ne s’y attend pas et elle peut facilement disparaître aussi vite qu’elle est apparue.

J’utilise fréquemment la fonction de note audio depuis mon smartphone pour stocker l’information lorsque je marche dans la rue par exemple. Je peux alors y revenir plus tard et rajouter de l’information textuelle par exemple.

L’idéal pour commencer est d’identifier un premier usage assez simple qui réponde à une problématique bien identifiée. Ensuite de nouvelles idées d’utilisation viendront naturellement.
Dans une de mes entreprises nous utilisons même Evernote comme CRM (Gestion de la relation client), c’est dire comme on peut aller loin !